Seit Jahresbeginn muss jedes Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Mit dieser Vorschrift schafft der Gesetzgeber den ersten Schritt auf dem Weg zu einer vollkommen digitalisierten Rechnungsverwaltung. Doch die neue Vorgabe schürt in den Unternehmen viel Unsicherheit: Was ist eigentlich eine E-Rechnung? Wie gehe ich damit um? Und was mache ich, wenn mein EDV-System diese Art der Rechnung trotz Vorschrift noch nicht verarbeiten kann?
Um diese und viele weitere Fragen zu klären, haben Unternehmer Celle und der Landkreis Celle gemeinsam mit dem Transferzentrum Elbe-Weser (TZEW) eine Info-Veranstaltung organisiert, die auf großes Interesse gestoßen ist. Mehr als 40 Teilnehmerinnen und Teilnehmer informierten sich am Donnerstagnachmittag im Prinzenpalais über die E-Rechnung.
E-Rechnungen sind keine pdf
Rund 200 Millionen Rechnungen werden an jedem Werktag zwischen Unternehmen und der öffentlichen Hand hin- und hergeschickt. Natürlich ist das eine grobe Schätzung. Doch der Staat will es genau wissen – weil diese Daten Einfluss auf die Besteuerung haben. Außerdem soll auf diese Weise der elektronische Datenaustausch beschleunigt und Geschäftsprozesse effizienter und wettbewerbsfähiger gemacht werden.
Aber was ist eine E-Rechnung überhaupt? Sie ist kein digitalisiertes Schriftstück wie ein pdf, sondern ein strukturiertes Format, das nur der Computer auslesen kann. Für das menschliche Auge besteht die Rechnung nur aus einen Buchstaben- und Zahlensalat. Auf diese Weise soll zum einen der Datenschutz gewährleistet werden, zum anderen soll dadurch in naher Zukunft eine komplett automatisierte Rechnungsbearbeitung möglich sein.
Übergangslösung bis zum nächsten Schritt
Doch für viele Unternehmen liegt genau hier der Knackpunkt: Obwohl eine Pflicht zur Annahme solcher im sogenannten XML-Format verschickten Rechnungen seit Januar besteht, sind viele Computersysteme noch gar nicht in der Lage, sie zu verarbeiten. Ein erstes Aufatmen gab es daher, als Referent Patrick Bardenhagen verkündete, dass es einen Workaround gebe. "Im Internet gibt es zahlreiche Anbieter, die das XML-Format in ein pdf umwandeln können, sodass Sie es lesen und auf dem gewohnten Wege weiterverarbeiten können. Und damit erfüllen Sie die Pflicht bereits."
Aber dieses Vorgehen sei nur eine Übergangslösung, für die Zeit, in der lediglich eine Pflicht zur Annahme der E-Rechnung gilt. "Im Januar 2028 tritt die nächste Stufe auf dem Weg zur digitalisierten Rechnungsverwaltung in Kraft. Spätestens dann müssen alle Unternehmen nicht nur in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, sondern auch zu verarbeiten und selbst zu versenden."
Pflicht zum Versand wird früher greifen
In der Praxis dürften unsere Unternehmen jedoch schon früher davon betroffen sein. Denn wie bei der CSRD-Richtlinie greift die Pflicht zur Verarbeitung und zum Versand von E-Rechnungen schrittweise. Für große Betriebe tritt sie schon früher in Kraft. Und spätestens dann werden alle Firmen, die als Zulieferer für diese Unternehmen tätig sind, dazu aufgefordert werden, Rechnungen nur noch im XML-Format zu senden.
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Sebastian Sokolowski
